Sukladno Zaključku Vlade Republike Hrvatske od 13. travnja 2017. godine, javnopravna tijela od 1. listopada 2017. godine za postupke koje vode i za koje su tražili isprave od građana dužna su pribavljati podatke iz državnih matica po službenoj dužnosti i od građana više ne smiju zahtijevati isprave.
Ministarstvo uprave i Ministarstvo znanosti i obrazovanja potpisali su sporazum kojim se prema odobrenome Katalogu pravnih temelja i zakonitih svrha omogućuje Ministarstvu znanosti i obrazovanja, kao i svim odgojno-obrazovnim ustanovama iz nadležnosti Ministarstva znanosti i obrazovanja, uvid u državne matice preko aplikacije „Uvid u osobna stanja građana“.
Podaci koji će biti dostupni u aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“:
- Matica rođenih - podaci koji se iskazuju na rodnome listu
- Matica vjenčanih - podaci koji se iskazuju na vjenčanome listu
- Matica umrlih - podaci koji se iskazuju na smrtnome listu
- Registar životnog partnerstva - podaci koji se iskazuju na potvrdi o životnom partnerstvu
- Evidencija državljanstva - podaci koji se iskazuju na domovnici.
Odgojno-obrazovne ustanove iz nadležnosti Ministarstva znanosti i obrazovanja (dječji vrtići, osnovne škole*, srednje škole*, učenički domovi*, ustanove iz sustava visokoškolskog obrazovanja, agencije) koje od građana za razne postupke traže dostavu isprava iz državnih matica trebaju odrediti zaposlenika (jednog ili prema potrebi i više zaposlenika) kojem će se omogućiti pristup državnim maticama preko web aplikacije „Uvid u osobna stanja građana“. Za svakog zaposlenika za kojeg će se tražiti pristup potrebno je ispuniti obrazac Zahtjev za pristup aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“ (MZO UOSG-P) zajedno s obrascem Izjava o povjerljivosti ovlaštene osobe za pristup aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“, koja je sastavni dio obrasca zahtjeva. Ispunjen, potpisan i ovjeren obrazac zahtjeva zajedno s izjavom o povjerljivosti ovlaštene osobe, koji je vlastoručno potpisala ovlaštena osoba, potrebno je poslati isključivo poštom na adresu: Ministarstvo znanosti, obrazovanja i mladih, Donje Svetice 38, 10 000 Zagreb, s naznakom „Pristup državnim maticama“.
* Osnovne i srednje škole te učenički domovi bit će posebno obaviješteni o načinu ostvarivanja pristupa državnim maticama.
Pristup državnim maticama ostvaruje se u sljedećim koracima:
- Preuzimanje obrasca Zahtjev za pristup aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“ (MZO UOSG-P);
- Ustanova podnositelj zahtjeva ispunjava, ispisuje i potpisuje obrazac zahtjeva, a ovlaštena osoba potpisuje obrazac Izjava o povjerljivosti ovlaštene osobe za pristup aplikaciji (sastavni dio obrasca zahtjeva);
- Slanje ispisanog, potpisanog i ovjerenog obrasca zahtjeva zajedno s obrascem izjave o povjerljivosti poštom na adresu: Ministarstvo znanosti, obrazovanja i mladih: Donje Svetice 38, 10 000 Zagreb, s naznakom „Pristup državnim maticama“;
- Ministarstvo znanosti i obrazovanja provjerava potpunost i opravdanost zahtjeva te, ako je zahtjev potpun i opravdan, daje pristup ovlaštenoj osobi za aplikaciju „Uvid u osobna stanja građana“;
- Ovlaštena osoba na adresu e-pošte navedenu u zahtjevu zaprima automatiziranu poruku aplikacije (s adrese: korisnicki.racuni.servis@apis-it.hr) za verifikaciju pristupa i nakon uspješne verifikacije zaprima automatizirane poruke s pristupnim podacima i poveznicom na aplikaciju „Uvid u osobna stanja građana“. Za uspješnu verifikaciju i prijavu u aplikaciju potrebno je slijediti upute navedene u tim automatiziranim porukama. Sam postupak verifikacije i dodjele prava pristupa aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“ može potrajati do maksimalno 24 sata od dobivanja pristupnih podataka, a ako i nakon tog roka nije moguć pristup aplikaciji, potrebno je problem prijaviti na adresu e-pošte: helpdesk@apis-it.hr
Odgojno-obrazovna ustanova iz nadležnosti Ministarstva znanosti i obrazovanja obvezna je zatražiti ukidanje ovlasti zaposleniku koji više nema pravo pristupa aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“ zbog prestanka službe ili premještaja na drugo radno mjesto na kojemu podatke iz uvida više ne treba. Ukidanje ovlasti zaposleniku obvezno se podnosi na obrascu Zahtjev za ukidanje pristupa aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“ (MZO UOSG-U), koji se ispunjen, potpisan i ovjeren dostavlja isključivo poštom na adresu: Ministarstvo znanosti, obrazovanja i mladih, Donje Svetice 38, 10 000 Zagreb, s naznakom „Pristup državnim maticama“.
Ukidanje pristupa državnim maticama ostvaruje se u sljedećim koracima:
- Preuzimanje obrasca Zahtjev za ukidanje pristupa aplikaciji „Uvid u osobna stanja građana“ (MZO UOSG-U);
- Ustanova podnositelj zahtjeva ispunjava, ispisuje i potpisuje obrazac zahtjeva;
- Slanje ispisanog, potpisanog i ovjerenog obrasca zahtjeva poštom na adresu: Ministarstvo znanosti, obrazovanja i mladih, Donje Svetice 38, 10 000 Zagreb, s naznakom: „Ukidanje pristupa državnim maticama“;
- Ministarstvo znanosti i obrazovanja provjerava potpunost zahtjeva te ako je zahtjev potpun, ukida pristup ovlaštenoj osobi za aplikaciju „Uvid u osobna stanja građana“.
